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Outlook

EXATICE

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7 hdurée
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Parislieu

Objectifs de la formation

Débutant – Gérer efficacement sa messagerie
• Envoyer, recevoir et répondre à des emails
• Joindre des fichiers et gérer les pièces jointes
• Organiser sa boîte de réception avec des dossiers
• Utiliser les fonctions de base : répondre à tous,
transférer, rechercher un message
• Créer une signature personnalisée
Intermédiaire – Structurer et automatiser son
organisation
• Créer et gérer des règles de tri automatique des
messages
• Utiliser les catégories et indicateurs de suivi
• Planifier des rendez-vous et des réunions avec le
calendrier
• Partager son calendrier ou consulter celui de ses
collègues
• Gérer les contacts et créer des groupes de
distribution
• Utiliser les options de réponse automatique
(absences, congés…)
Perfectionnement – Gagner en productivité avec
les outils avancés
• Créer des modèles de mail et utiliser les Quick Parts
• Utiliser des raccourcis clavier et options d'affichage
personnalisées
• Gérer plusieurs boîtes mail ou calendriers partagés
• Intégrer Outlook avec d'autres outils (Teams,
OneNote, Excel…)
• Mettre en place une boîte mail professionnelle
structurée pour un usage collaboratif
• Optimiser la gestion des tâches et rappels via Outlook et Microsoft To Do

Programme

PROGRAMME DÉTAILLÉ
PRISE EN MAIN DE L'INTERFACE OUTLOOK
• Découvrir l'interface générale : boîte
de réception, calendrier, contacts,
tâches
• Utiliser le ruban, les volets de
navigation, et les panneaux de lecture
• Personnaliser l'affichage (tri,
regroupement, volets, colonnes…)
• Paramétrer son compte de messagerie
(IMAP, Exchange, etc.)
GÉRER EFFICACEMENT SES EMAILS
• Rédiger, envoyer, répondre, transférer
un message
• Joindre des fichiers, insérer un lien, des
images ou une signature
• Utiliser les options d'envoi (priorité,
accusé de réception, différé…)
• Rechercher des messages avec les
filtres et la recherche avancée
• Archiver, supprimer, trier les messages
ORGANISER SA BOÎTE DE RÉCEPTION
• Créer et utiliser des dossiers pour
classer ses mails
• Appliquer des catégories de couleurs
• Marquer les messages à suivre avec
indicateurs
• Créer des règles de tri automatique
• Nettoyer et désencombrer sa boîte
efficacement
UTILISER LE CALENDRIER OUTLOOK
• Créer, modifier et supprimer un
rendez-vous ou une réunion
• Planifier une réunion avec plusieurs
participants
• Partager son calendrier ou consulter
celui de ses collègues
• Ajouter des rappels, gérer les
récurrences
• Utiliser les affichages jour, semaine,
mois et imprimer un planning
•
GÉRER LES CONTACTS ET CARNETS
D'ADRESSES
• Créer, modifier, supprimer un contact
• Importer/exporter un carnet
d'adresses
• Créer des listes de distribution
(groupes de contacts)
• Associer un contact à un rendez-vous
ou à un mail
• Classer les contacts par catégories
SUIVRE LES TÂCHES ET ORGANISER SON
TEMPS
• Créer des tâches et les affecter à une
date ou à un contact
• Suivre l'état d'avancement (en cours,
terminé, en retard…)
• Classer, trier, filtrer les tâches par
priorité ou échéance
• Intégrer les tâches dans le calendrier
Outlook
• Synchroniser avec Microsoft To Do
PARAMÈTRES, OPTIONS ET SÉCURITÉ
• Créer plusieurs signatures et choisir
selon le destinataire
• Activer une réponse automatique
(message d'absence)
• Protéger ses données (mots de passe,
chiffrement, gestion des accès)
• Gérer les comptes multiples dans
Outlook
• Sauvegarder et restaurer son fichier
de données Outlook (.pst)
• Comprendre le rôle du compte
utilisateur (administrateur, standard)
GÉRER LES FICHIERS ET DOSSIERS
• Ouvrir, créer, renommer, déplacer et
supprimer des fichiers/dossiers
• Utiliser l'explorateur de fichiers pour
organiser ses documents

Résultats attendus

Gestion des e-mails
Maîtriser l'interface d'Outlook (ruban, volets de navigation, affichage des dossiers).
Créer, envoyer, répondre et transférer des e-mails de manière professionnelle.
Gérer les pièces jointes et les options d'envoi (importance, accusé de réception, différé).
Utiliser les signatures électroniques.
Organiser sa boîte de réception : dossiers, sous-dossiers, catégories, indicateurs de suivi.
Appliquer des règles de tri automatique pour classer ou transférer les messages.
Rechercher efficacement des e-mails avec les filtres ou la recherche avancée.
Gestion du calendrier
Créer et gérer des événements ou des réunions (ponctuelles ou récurrentes).
Inviter des participants, suivre les réponses, réserver des ressources (salles, équipements).
Utiliser les différentes vues du calendrier (jour, semaine, mois).
Partager son calendrier avec des collègues ou consulter des agendas partagés.
Gestion des contacts
Créer et gérer des fiches de contact individuelles ou en groupe.
Créer des listes de distribution.
Utiliser les contacts dans les e-mails et les réunions.
Gestion des tâches et du suivi
Créer, affecter et suivre des tâches personnelles ou déléguées.
Planifier des rappels et suivre l'avancement des tâches.
Prioriser les actions dans la To-Do List intégrée.
Optimisation de l'environnement de travail
Personnaliser l'interface Outlook selon ses besoins (volets, affichages, raccourcis).
Utiliser les fonctions de tri, de regroupement et de filtrage pour gagner en efficacité.
Découvrir les liens entre Outlook et d'autres outils Microsoft (Teams, OneNote, etc.).

Les points forts

PARCOURS INDIVIDUALISE permettant à chaque stagiaire de progresser à son rythme.
• Formation en présentiel ou à distance avec un formateur pédagogue
• Groupe de 8 personnes

La certification

Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa)

RS 6958 CertifInfo 118157

Organisme & lieu

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