éF École de FranceFormations CPF & écoles Trouver ma formation
Titre RNCP 100% CPF

Chargé d'accueil et de gestion administrative

CENTRE D'INSERTION SOCIALE ET DE FORMATION

5 500 €à partir de
750 hdurée
1session active
Guadeloupelieu

Objectifs de la formation

À l'issue de cette formation, le titulaire sera capable d'assurer l'ensemble des activités d'accueil et de gestion administrative d'une structure : accueillir et orienter les visiteurs en présentiel et par téléphone, gérer les appels et les messages entrants, traiter les informations dans les systèmes d'information de la structure, rédiger des écrits professionnels, organiser des rendez-vous et planifier des réunions, numériser, classer et archiver les documents, constituer et vérifier la conformité des dossiers, gérer les demandes et commandes avec suivi, et traiter les réclamations de premier niveau. La formation prépare au passage du Titre Professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative de niveau 4 (Baccalauréat), délivré par le Ministère du Travail, inscrit au RNCP sous le numéro RNCP41239.

Programme

Séquence 1 – Environnement professionnel et outils numériques
Rôle et missions du chargé d'accueil et de gestion administrative. Outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, logiciels de gestion documentaire. Règles RGPD, confidentialité et sécurité des données. Communication professionnelle écrite et orale. Notions d'anglais professionnel : compréhension de messages simples et rédaction d'un message en français à partir d'une communication en anglais. Évaluation : QCM RGPD + exercice de traduction et reformulation d'un message anglais.
Séquence 2 – Accueil physique et téléphonique
Techniques d'accueil en présentiel : posture, langage, image de la structure. Accueil téléphonique : prise en charge des appels entrants et sortants, filtrage, transfert, prise de messages. Identification des besoins des interlocuteurs, information et orientation vers les services compétents. Contrôle d'accès à la structure. Gestion simultanée de plusieurs sollicitations. Évaluation : jeu de rôle — accueil simultané d'un visiteur et traitement d'un appel téléphonique.
Séquence 3 – Gestion des situations complexes à l'accueil
Interlocuteurs difficiles : mécontentement, conflit, urgence. Techniques de désamorçage et communication non violente. Situations exceptionnelles : afflux de visiteurs, pannes, incidents. Procédures internes à appliquer en cas de crise. Prise en compte des situations de handicap à l'accueil. Évaluation : mise en situation orale avec scénarios complexes soumis par le jury — reproduit les conditions de l'épreuve CCP1.
Séquence 4 – Traitement des flux d'information
Réception, tri et distribution du courrier physique et électronique. Saisie et enregistrement des informations dans les systèmes d'information de la structure (logiciels métiers, CRM). Traçabilité des interactions et archivage numérique. Rédaction et transmission de messages via les canaux adaptés (mail, intranet, messagerie instantanée).
Séquence 5 – Activités administratives courantes
Production d'écrits professionnels : courriers, notes, comptes rendus, tableaux. Gestion des agendas et prise de rendez-vous. Planification et organisation de réunions (convocations, ordres du jour, réservation de salles). Numérisation, classement et archivage des documents selon les procédures. Gestion des fournitures et commandes courantes avec suivi et relances. Évaluation : production d'un ensemble de documents administratifs à partir d'un cas d'entreprise fictive.
Séquence 6 – Traitement administratif des dossiers
Constitution et vérification de la conformité des dossiers (pièces justificatives, délais, procédures). Suivi des dossiers en cours, relances des interlocuteurs concernés. Utilisation des outils de gestion documentaire et des bases de données. Production d'une synthèse documentaire rédigée en amont de la session de certification.
Passage examen au centre CISF du Moule

Résultats attendus

Certification visée
Titre Professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative – Niveau 4 (Baccalauréat) – RNCP41239
Délivré par le Ministère du Travail, inscrit au RNCP, valide jusqu'au 30/09/2030.
Modalités d'évaluation (jury DREETS) — durée totale : 3h00
MSP Partie écrite (1h45) : étude de cas en entreprise fictive. Le candidat traite différents dossiers administratifs, produit les documents nécessaires et rédige en français un message à partir d'une communication simple en anglais.
MSP Partie orale (40min dont 10min de préparation) : à partir de scénarios fournis par le jury, le candidat accueille un visiteur et un collaborateur, traite deux appels téléphoniques, rédige les messages correspondants et les transmet via le canal approprié.
Entretien technique (10min) : le jury questionne le candidat sur la compétence "Gérer des situations complexes à l'accueil".
Questionnement à partir de production (10min) : le jury échange avec le candidat sur sa production écrite réalisée en amont de la session, relative à la compétence "Assurer le traitement administratif des dossiers".
Entretien final (15min) : échange sur le Dossier Professionnel, évaluation de la représentation que se fait le candidat de l'emploi et des comportements professionnels attendus.
Dossier Professionnel (DP)
Document rédigé par le candidat décrivant ses activités significatives réalisées en formation et en entreprise. Remis au jury avant la session et support de l'entretien final.
Capitalisation par blocs
Chaque CCP peut être obtenu indépendamment et conservé 5 ans :
CCP 1 – Assurer les activités d'accueil d'une structure
CCP 2 – Gérer les activités administratives d'une structure
Débouchés professionnels
Postes accessibles : chargé d'accueil, secrétaire d'accueil, assistant administratif, secrétaire administratif, dans tout type de structure (privée, publique, associative, commerciale ou non, quel que soit le secteur d'activité).

Les points forts

Formation 100 % présentielle couvrant l'intégralité des 2 CCP du titre. Pédagogie active : jeux de rôle d'accueil, mises en situation téléphoniques, constitution de dossiers réels sur logiciels professionnels. Accompagnement individualisé tout au long du

La certification

TP Chargé d'accueil et de gestion administrative

  • TypeTitre RNCP
  • Niveau de sortieBAC : BP, BT, bac pro ou techno (NIVEAU 4)
  • Spécialité (NSF)Secrétariat, bureautique
  • DomaineAccueil
  • Métier viséChargé / Chargée d'accueil
RNCP 41239 RS -1 CertifInfo 119165

Organisme & lieu

Formations similaires