Assurer la Gestion Administrative d'un Organisme de Formation
FORMITES
Objectifs de la formation
- Mettre en place les procédures administratives en corrélation avec les obligations de la DREETS, de la DGCCRF et du RGPD, en réalisant une veille sur les évolutions, afin d'être en conformité avec ces obligations
- Réaliser le suivi des indicateurs QUALIOPI et les documents associés, grâce à des procédures administratives, un classement rigoureux et une veille sur les évolutions du référentiel, afin d'offrir un service conforme aux exigences de la norme QUALIOPI
- Assurer une publication de l'offre de formation sur les outils numériques disponibles (EDOF, CARIF OREF, KAIROS…), en respectant les règles de communication des différents supports, en assurant une communication inclusive, afin de permettre au grand public d'accéder à l'information sur différents supports
- Accueillir les candidats à la formation, en mettant en place une procédure d'accueil permettant de leur proposer une action de formation et un financement en adéquation avec leurs profils (Actif, personne en situation de handicap, non actif…) et leurs attentes.
- Assurer le suivi satisfaction et insertion durant, en fin et post formation des apprenants, selon les règles imposées par le financeur et le commanditaire ou mises en place en interne, afin d'établir les bilans qualitatifs et quantitatifs de la formation
- Organiser la tenue du dossier candidat et de l'action de formation de l'entrée en formation jusqu'à la clôture de l'action, afin d'assurer la fiabilité des documents et le repérage des documents, en s'appuyant notamment sur les outils numériques.
- Intégrer les principes de la RSE notamment liés à la sécurité et à la qualité de vie au travail, en participant à l'élaboration et à la mise en œuvre des actions RSE spécifiques obligatoires à la formation, en diffusant les supports de sensibilisation sur les pratiques écoresponsables (accueil, déplacements, fournitures, outils numériques) et en exerçant une veille, afin de garantir une conformité réglementaire, et préserver la santé, la sécurité et le bien-être au travail de toutes les parties prenantes.
- Mobiliser les outils d'intelligence artificielle pour concevoir, analyser, optimiser et documenter les processus et supports administratifs de la formation, en formulant et explicitant la démarche des prompts adaptés et en évaluant, dans un esprit critique, la qualité, la cohérence, la précision et la conformité des productions IA au regard de la demande initiale et des exigences réglementaires et environnementale, tout en explicitant la démarche (prompt utilisé, capture, justification), dans une logique d'amélioration continue et de transparence.
Programme
- Cadre législatif & obligations administratives
Loi Avenir professionnel
Obligations de formalisation
Suivi et traçabilité
Conformité DREETS / DGCCRF / RGPD
Veille légale et réglementaire
Documents réglementaires d'un OF
Programme et modalités
Convention / contrat / CGV
Règlement intérieur
Consentement et information RGPD
Émargement / certificat de réalisation
Mise en place de la démarche Qualité
Logique globale des 32 indicateurs
Indicateurs concernés / non concernés
Preuves essentielles
Processus administratifs associés
Cycle d'audit et préparation des preuves
Cycle d'audit
Déroulement
Erreurs fréquentes
Conseils de préparation
Analyse collaborative de documents
Référencement, information au public & RGPD
Référencer un catalogue sur KAIROS, CARIF-OREF
Structurer une information claire & accessible
Respect du RGPD dans la diffusion
Suivi de la satisfaction et de l'insertion
Quand et comment interroger les bénéficiaires ?
Construire un questionnaire de satisfaction
Construire un questionnaire d'insertion
Tableaux de suivi et interprétation
Lien avec Qualiopi (indicateurs 1, 2, 30 et 31)
Les acteurs du financement de la formation
Intervenants du financement
Dispositifs de financement
Quel dispositif de financement proposer à qui ?
Atelier IA 1 : Analyse de conformité documentaire
Rédaction d'un prompt adapté
Soumission d'une convention / RI / CGV
Analyse IA : conformité DREETS / RGPD / obligations
Identification des risques & incohérences
Révision et validation humaine
Atelier IA 2 : Génération de checklists Qualiopi
Génération par IA :
Preuves attendues par indicateur
Tableaux de suivi
Alertes sur pièces manquantes
Structuration dans un outil interne
Atelier IA 3 : Support handicap personnalisé
Construction d'une fiche Handicap : accompagnements possibles
IA comme outil d'aide à la personnalisation
Vérification des sources officielles
Atelier IA 4 : DUERP et prévention des risques
Identification des risques récurrents d'un OF
IA pour générer :
Liste des risques
Mesures de prévention
Structuration d'une section DUERP
Vérification avec le cadre légal
Résultats attendus
La formation prépare à la certification « Assurer la gestion administrative d'un organisme de formation », enregistrée au Répertoire spécifique sous le numéro RS7621.
L'évaluation certificative comprend trois étapes :
• Étape 1 : remise, sur la plateforme de formation dédiée, d'un dossier complet décrivant la mise en place de procédures et le suivi de l'activité administrative d'un organisme de formation. Le dossier doit être déposé au plus tard un mois après la sortie de formation. Il est transmis au jury huit jours avant l'examen.
• Étape 2 : présentation orale du dossier devant le jury et justification des choix stratégiques, d'une durée de 15 minutes.
• Étape 3 : entretien technique de 15 minutes conduit par le jury à partir d'un guide de questions.
Lorsque le candidat travaille dans un organisme de formation, son dossier peut s'appuyer sur cet organisme. Dans le cas contraire, Formités lui fournit le cas fictif d'un organisme de formation lui permettant de produire la totalité des livrables demandés.
Les épreuves se déroulent à distance.
Inscription aux épreuves : lors de son inscription à la formation, le candidat remplit et signe une fiche comportant la mention : « En cochant cette case, je confirme mon inscription à l'examen en vue de passer la certification "Assurer la gestion administrative d'un organisme de formation" RS7621. »
Le candidat reçoit, avec sa convocation à la formation, un livret candidat présentant la certification, les modalités d'évaluation, le calendrier et les documents requis, ainsi qu'un livret d'accueil précisant notamment les modalités d'assistance technique.
Pour être présenté à la certification, le candidat doit avoir suivi au moins 80 % des cours dispensés et avoir remis son rapport complet dans le délai prévu.
La grille d'évaluation ne repose pas sur une notation chiffrée. Chaque critère est déclaré acquis ou non acquis par le jury au regard du dossier écrit, de la soutenance orale et des réponses apportées pendant l'entretien technique. La certification est obtenue lorsque le candidat valide au minimum 85 % des critères.
En cas de réussite, le candidat obtient la certification « Assurer la gestion administrative d'un organisme de formation » RS7621.
Conformément à l'article 8 des Conditions générales de Mon Compte Formation, le titulaire doit fournir les documents demandés et se présenter aux évaluations et examens prévus à l'issue de la formation.
Les points forts
Cette action de formation 100% en distanciel et synchrone vous permettra d'acquérir les connaissances et compétences pour formaliser et mettre en œuvre la gestion administrative de votre organisme de formation.
La certification
Assurer la gestion administrative d'un organisme de formation
- TypeCertif. RS
- Spécialité (NSF)Secrétariat, bureautique
- DomaineSecrétariat assistanat formation
RS 7621 CertifInfo 121435 Organisme & lieu
- OrganismeFORMITES
- Région–
- Département–
- SIRET83391464100026